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档案密集柜于军休系统的应用前景分析

文章出处:广州振越钢制办公设备有限公司人气:发表时间:2020-03-02 20:08:54

2018 年 12 月 18 日,哈尔滨市军人事务局正式挂 牌成立了,军休系统连同安置办、军供站等部门正式加入事务局的麾下,这里程碑式的一幕,标志着中国非现役军人的管理体系正式迈入系统化、正规化。

管理体系的正规化、系统化涉及方方面面,档案 管理就是其中重要的一环。以往我们一提及档案管理 往往侧重于“人”的方面,即人的主观能动性决定了 档案管理的好与坏,如完善管理制度、丰富管理手 段、强化责任意识等等,这些对于档案管理确实起到 了积极的作用,效果显著,但在这里我想说的是,关 于“人”的开发与利用,我们其实已经做得够多也够 好了,基本也到了“极致”,提升空间极其有限了, 随着社会的不断进步,科技发展日行千里,我们是不 是可以将侧重点向“物”身上倾斜?档案密集柜的存 在为有效提升档案管理提供了积极参考。

密集柜英文“MovableRack”日语“移动棚”,又 名密集架,最早起源于岛国日本,因日本国土面积小 使用密集柜可以节省七成以上的空间,所以在日本得 到了飞速的发展,日本人把它理解为一种可移动的货 架,企业店铺使用非常普及。上世纪 80 年代随着改革 开放密集柜带着奢侈品的标签传入中国,它以档案柜 的代替品出现在了大型国有企业的办公室,随后国内 一些大型企业迅速仿制。随着现代社会的飞速发展, 信息资料也不断地增加,为人们的使用和信息的交流 带来方便的同时,也为储存、查阅及管理带来了新的 问题,而密集柜的出现为我们解决了这个难题,它储 存量大,使用方便,节约空间,而且方便管理,已经 成为国家政府部门和大型企事业单位储存资料的最佳 选择。根据国家档案局 DA/T7-92 档案密集架行业标准 和 GBT13667.3 图书密集架国家标准开发生产的,适用 于机关、企事业单位图书资料室、档案室等存放图书 资料、档案、档案财务凭证、货物的新型装具。

有人说档案密集柜相对于传统档案柜也相差不 大,说白了还不就是个装材料的柜子,投入成本也 高,没啥更换的价值和意义,但是果真如此吗?我查 阅了密集柜相关的资料文件,总结了一下档案密集柜 的几大优势:

档案密集架

一、性价比极高。当初作为奢侈品来到中国的密 集柜,随着祖国改革开放的大踏步发展,已经从进口 转为自主生产,从手工焊接到全自动组装,密集柜的 成本已经大大降低,而且体型从大到小满足各种场合 需求,质量较好的密集柜每平方只有 900 元,性价比 极高,完全可以接受。

二、空间利用率高。可充分利用库房空间,与传 统档案文件柜相比,其资料存放容量能增加 50%以上 且不易倾斜,有防震功能,就拿我们休养所来说,主 体办公楼二层小楼,整体办公面积不大,档案室面积 大约 12 平方米,搞了 3 个铁皮柜就占去了三分之一 以上的空间,如果换成密集柜 3 个平方的足矣。

三、延长资料保存寿命。每列的接触均有密封装 置,顶部有防尘板,底部有防鼠装置,因而具有良好 的防尘、防鼠、防潮功能。如果追求更高的标准,更 可以设置无线智能环境传感器、恒湿消毒净化一体 机、区域智能控制器以及智能空调控制模板,对档案 库房的环境进行管理调节,保护资料不受伤害。

四、抵御火灾,增加档案抢救成功率。移动密集 架的所有零部件的表面均经过严格的除油、酸洗、磷 化等九道工序后采用 180℃高温静电亚光喷涂处理, 耐腐蚀。又因每列有密封装置,平常整体靠拢锁住。 如遇火灾,密集架的表面经高温处理过,有防火功 能。进阶版可以安装烟雾感应检测系统,当出现意外 情况的时候可以及时地发出警报,档案库房的管理人 员可以及时发现,及时采取应对措施。

五、极大提升办公效率。离休退休干部档案,经 常需要不断地进行存取。通常工作人员都是把资料放 在文件柜或者档案柜里,但是随着档案一多,找起来 就会很麻烦,甚至还有丢失的情况。如果将档案都放 入档案密集柜里进行存储,只要在存放的时候扫描一 下条形码(第一次放入时需添加条形码),密集柜的 系统就会智能记住档案的位置,从那以后再也不担心 浪费时间以及丢失档案了。

运用了密集档案柜对于档案管理水平起到了极大 的促进作用,但是针对密集档案柜配套的管理制度相 对于以往的管理制度也要相应的进行调整,如制定完 善的手动密集架管理、借阅、保密、归档等相关制 度,对档案管理工作各个环节要进一步细化规定,内 容涵盖归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、 借阅登记等各个方面,真正做到了档案管理工作有据 可循,按章办事。其次,强化管理手段。针对编制档 案多且杂的特点,采取分类管理的办法。对文件、图 片、电子文稿等不同类型的文档及时接收,对收集到 的档案资料,统一编号、统一归类。为手动密集架做 好分区,切实做到档案齐全、条目清晰、查找便捷。 最后,就是要求档案管理人员增强责任意识。配备专 职档案管理人员并进行相关培训,实行专人负责,确 保手动密集架使用规范。

两手抓,两手都要硬,相信随着密集档案架的普 及以及相应管理手段的提升,面对日渐庞大的军休群 体,我们军休档案人将更加自信、更高效、更正规地 为军休人员服务,“全心全意”四个字才会显得更加 鲜活、更具时代气息。


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